E-Rechnung im Betrieb: Formate, Fristen und was jetzt zu tun ist
XRechnung oder ZUGFeRD, welche Software passt und welche Schritte kleine Betriebe konkret gehen müssen, um Rechnungen strukturiert empfangen und senden zu können.
Die Rechnung wird zum Datensatz
Die elektronische Rechnung ist mehr als eine PDF per E-Mail. Gemeint ist eine strukturierte, maschinenlesbare Datei, die ein empfangendes System automatisch verarbeiten kann – ohne dass jemand Beträge abtippt. Für Geschäfte zwischen Unternehmen wird dieses Format schrittweise verpflichtend. Der entscheidende Punkt für kleine Betriebe: Empfangen können muss man E-Rechnungen bereits, Erstellen kommt gestaffelt hinzu.
Wer das als reine Formalität abtut, verpasst den eigentlichen Nutzen. Eine strukturierte Rechnung, die direkt in die Buchhaltung läuft, spart am Monatsende erhebliche Zeit und senkt Tippfehler auf null. In dieser Ausgabe klären wir, was die Formate unterscheidet und welche Schritte jetzt anstehen.
XRechnung und ZUGFeRD: der Unterschied
Es kursieren zwei Begriffe, die oft verwechselt werden. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen, sie sind nur unterschiedlich aufgebaut.
- XRechnung ist ein reines Datenformat. Die Rechnung besteht aus einer strukturierten Datei ohne sichtbare Optik. Für Menschen ist sie ohne passendes Programm kaum lesbar, für Maschinen ideal. Sie ist der Standard im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD ist ein Hybrid: eine ganz normale PDF, in die die strukturierten Daten eingebettet sind. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest zusätzlich die Daten aus. Für den Alltag zwischen Unternehmen ist das oft die praktischere Wahl, weil beide Seiten damit zurechtkommen.
Für kleine Betriebe gilt als Faustregel: Wer viel mit öffentlichen Stellen arbeitet, braucht XRechnung. Wer vor allem mit anderen Unternehmen zu tun hat, fährt mit ZUGFeRD komfortabler. Beide sind zulässig – eine einfache PDF ohne strukturierte Daten dagegen ist keine E-Rechnung im Sinne der Vorgaben.
Was jetzt zu tun ist: der Empfang
Der erste und dringlichste Schritt hat nichts mit dem Erstellen zu tun, sondern mit dem Empfangen. Ein Betrieb muss in der Lage sein, eine strukturierte Rechnung entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Praktisch heißt das:
- Eine E-Mail-Adresse festlegen und kommunizieren, an die Rechnungen gehen sollen.
- Ein Programm haben, das XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und archivieren kann – viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme können das bereits.
- Die revisionssichere Aufbewahrung sicherstellen: Die strukturierte Datei ist das Original und muss unverändert archiviert werden, nicht nur ein Ausdruck.
Der letzte Punkt wird oft übersehen. Wer eine E-Rechnung ausdruckt und die Datei löscht, hat das Original vernichtet. Das archivierte Original muss die strukturierte Datei sein.
Was jetzt zu tun ist: das Erstellen
Beim Erstellen haben kleine Betriebe mehr Zeit, sollten sich aber nicht in Sicherheit wiegen. Der Übergang lohnt sich früher als er muss, weil er Arbeit spart. Für den Einstieg gibt es drei Wege, je nach Betriebsgröße:
- Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen direkt erzeugt. Für die meisten Betriebe der sinnvollste Weg – Kunde und Format werden einmal hinterlegt, danach läuft es automatisch.
- Erweiterung des Shop- oder Kassensystems, falls Rechnungen ohnehin dort entstehen.
- Kostenfreie Erfassungswerkzeuge für Betriebe mit sehr wenigen Rechnungen, bei denen sich Software noch nicht lohnt. Sie sind eine Brücke, keine Dauerlösung.
Ein konkretes Beispiel: Ein Dienstleister mit rund 30 Ausgangsrechnungen im Monat stellte auf ein Programm um, das ZUGFeRD erzeugt. Die Umstellung kostete einen halben Tag Einrichtung. Seither entfällt das manuelle Übertragen in die Buchhaltung, und Zahlungseingänge lassen sich automatisch zuordnen. Der Aufwand hat sich innerhalb weniger Monate amortisiert.
Häufige Stolpersteine
Bei der Umstellung tauchen immer wieder dieselben Probleme auf:
- Unvollständige Stammdaten. Eine E-Rechnung ist strenger als eine PDF. Fehlen Pflichtangaben wie Steuernummer, Leitweg-Information beim öffentlichen Auftraggeber oder korrekte Steuersätze, wird sie technisch abgelehnt. Pflegen Sie Ihre Stammdaten sauber, bevor Sie umstellen.
- Falsches Verständnis von PDF. Eine gestaltete PDF ist keine E-Rechnung, auch wenn sie „elektronisch” verschickt wird. Entscheidend ist die strukturierte Datei.
- Kunden nicht informiert. Klären Sie mit Geschäftspartnern ab, welches Format sie empfangen können, bevor Sie umstellen.
Der pragmatische Fahrplan
Für einen kleinen Betrieb sieht der sinnvolle Weg so aus: Erstens den Empfang sicherstellen – das ist die unmittelbare Pflicht. Zweitens die eigene Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware prüfen, ob sie E-Rechnungen bereits kann; oft ist die Funktion vorhanden und nur nicht aktiviert. Drittens einen Testlauf mit einem wohlgesonnenen Geschäftspartner machen, bevor man flächendeckend umstellt. So entdeckt man Datenfehler im geschützten Rahmen. Auf die Auswahl konkreter Softwarekategorien für unterschiedliche Betriebsgrößen kommen wir in einer der nächsten Ausgaben zurück.